De schrik van elke manager: er gaat iets fout, maar alle leden van het team werken hybride. Hybride samenwerken kent zowel voordelen als uitdagingen. Hoe zorg je voor optimale samenwerkingen als je teamleden niet allemaal op kantoor werken?
Wat is hybride samenwerken?
In de meeste organisaties is samenwerken de standaard. Naast hybride werken, is het dus nodig om ook hybride samen te kunnen werken. Een hybride samenwerking houdt in dat verschillende mensen samenwerken, terwijl ze niet fysiek bij elkaar zijn.
Zo kan Sandra thuiswerken, Sjoerd op kantoor en Samir vanaf zijn remote locatie in Oostenrijk.
Met een goed beleid rondom hybride werken en de juiste hard- en software zorg je dat je teamleden optimaal kunnen samenwerken waar ze ook zijn.
Hybride samenwerking vormgeven
Sinds een aantal jaar, hebben veel organisaties een vorm van hybride werken ingesteld. Medewerkers hebben de mogelijkheid om één of meerdere dagen op een andere plek dan kantoor te werken.
Naast de vele voordelen die remote werken met zich mee brengt, zijn er natuurlijk ook nog een aantal uitdagingen. Zeker als er iets fout gaat, waarbij het hele projectteam nodig is om het op te lossen.
Maak een lijst met alle activiteiten binnen jouw organisatie en ga na welk van deze activiteiten plaats- en tijd afhankelijk zijn. Zo zul je erachter komen voor welke activiteiten het absoluut noodzakelijk is dat je teamleden op kantoor aanwezig zijn.
Geef daarnaast ook de grenzen aan. Op welke manier hebben je medewerkers contact en wat wordt er verwacht ‘buiten werktijd’.
Vergeet hierbij niet om een worstcasescenario uit te denken. Voorbereiding is het halve werk, zeker wanneer je niet fysiek in dezelfde ruimte aanwezig bent. Wat doe je als er A gebeurt, of wie pakt B op als dit nodig is?
Kan remote werken alleen in dezelfde tijdzone?
Er moeten duidelijke richtlijnen opgesteld worden voor het remote werken. Zo moet je bijvoorbeeld op een moment van de dag met al je teamleden contact kunnen hebben. Dit kan lastig zijn als een medewerker zich niet in dezelfde tijdzone bevindt.
Kan remote werken dan alleen in dezelfde tijdzone? Wij vinden van niet, maar ook hier moeten vooraf duidelijke regels opgesteld zijn. Hybride samenwerken kan namelijk alleen als er ook daadwerkelijk contact is binnen jouw team. Uiteraard hoeft dat niet elke dag, maar vind hier een goede middenweg in.
Een hybride samenwerking komt dus het beste tot stand als hier vooraf een duidelijk beleid over is opgesteld. Zorg dat je medewerkers hiervan op de hoogte zijn en zorg ook dat ze weten wat er van hen verwacht wordt.
Voordelen van hybride samenwerken
Samenwerken: de sleutel tot succes voor iedere onderneming. Om deze redenen zou je toe moeten werken naar hybride samenwerken:
#1: Gedeelde verantwoordelijkheid
Wanneer er in een team samengewerkt wordt, wordt de verantwoordelijkheid gedeeld door meerdere personen. De vrijheid en ruimte die hybride werken met zich meebrengt, zorgt voor een groter verantwoordelijkheidsgevoel.
Iedereen is verantwoordelijk voor het behalen van hetzelfde resultaat. Je werkt met z’n allen toe naar één gezamenlijk doel. Dit heeft een positieve invloed op de werksfeer binnen jouw organisatie.
#2: Minder micromanagement
Ben jij ook altijd, bewust of onbewust, veel tijd kwijt aan micromanagen? Ook dat is verleden tijd met hybride samenwerken. Wanneer je teamleden remote werken, kun je niet op elk moment van de dag bij iemand aan het bureau gaan staan en je helemaal verliezen in de details van een project.
Wanneer je als teamlead helemaal in details gaat zitten, blijft er minder tijd over om je te richten op je eigen taken. Remote werken leidt dus tot minder micromanagement.
#3: Positieve werksfeer
Als je medewerkers remote werken, betekent dit dat je taken moet koppelen aan het juiste team. Dit team krijgt binnen de gestelde doelen de vrijheid om hier naartoe te werken. Wanneer je vertrouwen hebt in je medewerkers zorgt dit ook voor een beter werkmilieu. Automatisch zorgt dit ook weer voor minder ziekteverzuim en betere werkprestaties.
#4: Verhoogde productiviteit
Remote werken heeft als één van de voordelen dat je ongestoord en zonder afleiding kan werken. Daarnaast zorgen een beter werkmilieu, gedeelde verantwoordelijkheid en het gevoel van meer ruimte en vrijheid voor verhoogde productiviteit.
Is jouw team klaar voor hybride samenwerken?
Overtuigt van de voordelen van hybride samenwerken? Dan is het tijd om je team klaar te maken om remote samen te gaan werken. Blijf zorgen voor korte lijntjes tussen personen en geef aan wat er van hen verwacht wordt.
Zorg ervoor dat je medewerkers gebruikmaken van hard- en software die geschikt zijn om remote te werken. Denk hierbij aan laptops, headsets, antivirusscanners en beveiligingssoftware.
