We kunnen er niet meer omheen: AI verandert de manier van werken. Door AI-tools te gebruiken als virtuele assistent kunnen medewerkers efficiënter werken dan ooit tevoren. Werner Mars, senior accountmanager bij Hallo, adviseert dagelijks bedrijven over het gebruik van AI en neemt je mee in hoe je AI inzet om efficiënt te kunnen werken en waar je als bedrijf op moet letten bij het gebruiken van AI.
Zo kan je effectiever werken met behulp van Microsoft Co-Pilot
Microsoft Co-Pilot is de virtuele assistent voor iedere medewerker. De AI-tool is ontworpen voor Microsoft 365 applicaties. Hierdoor heeft de tool dezelfde toegang tot documenten als de medewerker en kan hij functioneren als een echte, virtuele assistent.
Zo kan je Co-Pilot analyses laten maken op basis van Excelsheets en deze analyse laten verwerken in een Powerpoint. Of laat de tool de actiepunten uit een overvolle mailbox verwerken tot een concrete to-dolijst.
Maar efficiënt werken met AI gaat verder dan dat. Ook tijdens meetings kan je Microsoft Co-Pilot gebruiken om bijvoorbeeld de notulen van de meeting uit te werken of een lijst met actiepunten te laten opstellen. Dit bespaart tijd, maakt werkprocessen efficiënter en zorgt ervoor dat we slimmer met onze tijd omgaan.
AI gebruiken binnen jouw organisatie
Het klinkt natuurlijk geweldig, een AI-tool gebruiken als virtuele assistent, maar als organisatie stap je niet zomaar over naar het werken met AI. Het vraagt om een andere manier van werken en een goede inrichting van de data. Data govenance is hierin key. Meer informatie daarover hieronder.
In plaats van taken uitvoeren, zullen medewerkers met de komst van AI meer moeten nadenken over welk resultaat zij willen behalen en hoe ze AI de juiste prompts meegeven. Daarnaast is het essentieel dat de cloudomgeving goed is ingericht. Dit zodat de AI-tool toegang heeft tot de gewenste informatie.
De cloudomgeving inrichten voor AI
Bij het inrichten van de cloudomgeving is het belangrijk om te voorkomen dat AI-tools toegang krijgen tot alle gegevens, vanwege privacy en gevoelige informatie. Zo wil je bijvoorbeeld niet dat een medewerker zonder HR-functie, met behulp van AI, inzicht krijgt in de salarissen of ander persoonlijke gegevens van collega’s.
Om dit te realiseren, kan je de cloudomgeving goed inrichten door medewerkers met specifieke rollen, toegang te geven tot bepaalde informatie. Zo kan je medewerkers uit het finance team, toegang geven tot de finance documenten en medewerkers uit het productieteam, toegang geven tot de productie mappen.
Daarnaast kan je met behulp van data labelling op documentniveau aangeven dat een document gevoelige informatie bevat, waardoor alleen bevoegde personen toegang tot het document hebben.
Onze partner Hallo
Vervangt AI de mens?
De belangrijkste vraag van medewerkers met de komst van AI is of ze moeten vrezen voor hun baan. Volgens Werner is het antwoord daarop simpel: “AI gaat de mens niet vervangen.” De komst van tools zoals Co-Pilot zorgen er niet voor dat functies komen te vervallen, maar dat medewerkers op een andere manier moeten leren werken. Zo kan AI ondersteunen bij een sollicitatieprocedure, door bijvoorbeeld een voorselectie te maken van passende CV’s, maar zal de menselijke factor moeten bepalen of het profiel van de kandidaat binnen de rol en het team past.
De verwachting is dat AI in de toekomst vooral ingezet zal worden als assistent en uitvoerder van de mens. Zo kan AI repetitieve taken, administratieve handelingen, maar ook andere uitvoerende taken uitvoeren.
Tot slot is de verwachting dat mensen door de komst van AI, minder inhoudelijke of technische kennis nodig hebben over hoe ze iets moeten doen. Als medewerkers duidelijk weten wat het eindresultaat moet zijn, kunnen ze met behulp van de juiste prompts AI het werk laten uitvoeren.
Hallo: jouw co-pilot op het gebied van AI.
Op zoek naar een co-pilot en sparringpartner over het gebruik van AI binnen jouw organisatie? Neem vrijblijvend contact op met de specialisten van Hallo.
